Jak správně poslat fakturu e-mailem, aby ji zákazník zaplatil

1. Formát: vždy PDF, nikdy JPG nebo Word

PDF vypadá profesionálně, nejde upravovat a otevře se v mobilu, PC i tabletu. Word si nepřečte polovina firemních e-mailů. Fotka faktury z papíru vypadá amatérsky.

2. Předmět e-mailu

Špatně: "Faktura"
Špatně: "FV_2026_07_12.pdf"

Dobře: "Faktura č. 2026/07/12 — Rekonstrukce koupelny, splatnost 4. 8."

Konkrétní předmět zvyšuje šanci, že to zákazník otevře hned a zaplatí dřív.

3. Tělo e-mailu — krátce, tři věty

Dobrý den, paní Svobodová,

posílám fakturu za rekonstrukci koupelny.
Částka 77 319 Kč, splatná do 4. 8. 2026.
V příloze i s QR platbou pro rychlou úhradu.

Děkuji za spolupráci,
Jan Novák

4. QR platba — zkracuje splatnost o dny

Zákazník naskenuje QR kód v aplikaci banky, potvrdí — hotovo. Odpadá přepisování čísla účtu a variabilního symbolu (kde vzniká 30 % chyb). Naplánujto QR generuje automaticky.

5. Follow-up 3 dny po splatnosti

Krátká SMS: „Dobrý den, faktura 2026/07/12 na 77 319 Kč byla splatná 4. 8. Prosím o kontrolu. Díky!" — úspěšnost úhrady skočí na 90 %.